ISO事務局とはどんなところ?仕事内容や役割を簡単に紹介

取得する企業や取得を目指す企業が多く、企業運営の上で存在感が増しているISO。そんなISOに関連しているISO事務局とは、どんなところなのでしょうか?

 

今回はISO事務局について、受け持っている仕事の内容や役割を紹介します。また企業の内部審査で、どのようなことに気を付けたら審査結果をもとに改善していけるのかも確認していきましょう。

ISO事務局とはどんなところ?

 

まずは前提として、「ISO事務局とはどんなところなのか?」を確認していきます。

ISO事務局はISO関連の業務をするところ

ISO事務局とはISO自体の組織ではありません。ISOを取得した企業の中で、ISOの更新に向けて関連業務をおこなっている部署のことです。マネジメントシステムの構築や維持の支援をして、ISOが求めるマネジメントシステムに企業が適合できるよう内部監査や各組織との調整をおこなっています。

 

またISOの取得を目指している企業が、取得するために必要なことを取りまとめるために設置することも。さらにISOの取得に向けた取り組みをISOコンサルティング会社に任せている場合もあります。その場合には、ISO事務局としてコンサルティング会社のスタッフが構成されることもあるのです。

そもそもISOとは

そもそもISOとは何のことかも紹介します。ISOとは国際的な標準となる規格を定めている機関のことです。非政府機関でもあり、世界各国が参加国となっています。ISOを取得すると企業のイメージアップにもなり、信頼性が増し、またしっかりとしたマネジメントシステムを使えるため、取得を目指す企業が多いです。

ISO事務局はなくてもいい?

そんな企業活動に重要となるISOですが、「ISO事務局自体はなくてもいいのでは?」と考える人がいます。たしかにISO事務局は、組織の中のマネジメントシステムで中心的には活動しません。主体的に先導するのはトップマネジメントである必要があり、組織内部に別に品質管理部門や労働安全部門があることも多いでしょう。

 

2008年版のISOでは管理責任者を置くように義務があったものの、その義務も撤廃されました。ほかの業務と兼務している人も多く、ISO事務局としていなくてもISOの取得は可能です。

 

組織の中にはすでにそれぞれの責任権限は決まっており、企業のトップと共に、組織内の管理業務を分担しているでしょう。ISO事務局という組織を作ることで、何かあったときの責任の所在がわかりにくくなってしまうことも考えられます。そのためISO事務局としてわざわざ置かなくても、ISOに必要な業務をそれぞれの部署で対応していれば結構です。

 

ただし、さまざまな付随する業務があるため、ISO事務局を置かない場合にはその分対応する人が必要になることは気に留めておきましょう。

ISO事務局の仕事内容とは

ISO事務局の仕事内容も確認していきましょう。

外部審査の対応、審査に向けた書類作成

まずは外部審査の対応や審査に向けた書類作成です。外部審査員との連携が必要であり、さまざまなやり取りをおこないます。またISOは取得後も更新審査が定期的にあるため、それに向けて書類を作成することも必要です。

内部監査の計画と実施

内部監査の計画を練り、実施するのもISO事務局の重要な仕事になります。内部監査をおこなうことで、取り入れているISOのシステムはうまくいっているのかを確認でき、企業としてより良い方向に改善していくことが可能です。実務に携わっている人ではなく、ISO事務局として確認をすることで組織のマネジメントシステムを客観的に見られます。

手順書を作成し配布

「この仕事はどのようにおこなうのか」を統一することもISOシステムにおいて重要です。そのためISO事務局では、仕事の手順書を作成し、配布も実施します。仕事の流れが変わったときには修正も必要です。

品質など目標に向けた計画の管理

品質向上など、企業の目標に向けて計画の管理もおこないます。品質や環境法規制の調査と適用一覧表を管理し、品質・環境目標の計画に向けて順調に進められているか、改善ができていないならどうするかなど実行の管理を実施。総務部、管理部というような部門が担当することも多いです。

社内での伝達や教育などの取りまとめ

社内での伝達や教育などの取りまとめもおこないます。環境順守事項についてや環境方針について伝達を実施し、教育や評価・品質監査なども取りまとめます。実際に業務のやりとりをおこなう部門でおこなうことも多い仕事です。

内部監査を企業の改善に繋げるには

ISO事務局などがおこなう内部監査を企業の改善に繋げるには、どのようなポイントに気を付けるべきなのか、確認していきましょう。

認証審査対策を主目的にしない

一番重要なポイントは、「認証審査対策を主目的にしないこと」です。ISO認証審査に通ればいい、と思って内部監査をおこなってしまうと、企業としての改善が目的ではなくなります。本来システムの有効性を改善させるためにおこなうものであったのに、場当たり的な内部監査になってしまうのです。認証審査だけではなく、これからの企業が良い方向に向かうためにはどうしたらいいか、という視点を持って内部監査をおこなうようにしましょう。

内部監査員の権限の有無

内部監査員が「これからの企業が良い方向に向かうために」という気持ちで監査をしていても、それだけでは不十分になります。内部監査員に権限がない場合には、せっかく問題点を指摘しても実務をおこなう人たちが対応せず、本質的な改善に結びつかないという問題もあるのです。きちんと効果が出るような是正・予防処置がおこなわれるよう、内部監査員自身が権限を持つことも重要になってきます。

 

ただしその分、的確な問題点を指摘できるように内部監査員自身にしっかりとした知識も必要です。内部監査が十分におこなえるようにするためにはたくさんの経験と知識がいるものの、組織の多くではその訓練時間が足りていないという問題があります。

企業のトップによるマネジメントレビュー

内部監査を企業の改善に繋げるためには、企業のトップによるマネジメントレビューも大きなポイントです。企業のトップがしっかりと内部監査を確認して、どのような改善をしていかなければならないのかなどを確認します。

 

また内部監査員の知識不足や内部監査が企業の改善に役立っていないならば、それについてしっかりと議論をすることが重要です。経営者が内部監査にきちんと関心を持ち、マネジメントシステムが改善しするように積極的に対応していくことで、形骸化せず正しく企業活動にプラスにしていけるようになります。

まとめ

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今回は、ISO事務局について紹介しました。ISO事務局自体はなくても認証はしてもらえるものの、ISO事務局で受け持つはずだった業務をだれかが受け持つ必要があります。

 

またISO事務局がある場合には、内部監査を何度も受け持つことで経験を積めるでしょう。内部監査員としてチェックポイントがしっかりと理解でき、改善につながる監査ができるようになるというメリットがあります。

 

ポイントを確認し、自社にとって必要なのかどうかを検討してください。その上でもしISO事務局を設置するのであれば、現在ある管理部門との責任の所在についても明確にしておくといいでしょう。

 

 

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