【テンプレート付】作業報告書とは？目的と書き方、作成と管理する際の注意点を紹介

毎日作成する作業報告書は、各製品や各人によって作成しなければいけないので、毎回作成する手間や時間に悩まされている管理者の方も多いのではないでしょうか。

ミスや記入漏れが無いようにできる限りシンプルでわかりやすいものを現場の従業員に渡すべきだとはわかっているものの、通常業務でいつも使っているひな型の改善に手が回らない方もいると思います。そこで今回はスグに使える作業報告書のテンプレートを用意しました。

また、作業報告書の書き方のポイントや作成、管理する上での注意点を解説します。今まで作業の一環として作成していた報告書の目的をこの機会に改めて、確認してみましょう。

作業報告書のテンプレート例

作業報告書は、特定の作業を行った後にその結果をまとめるための重要な文書です。作業報告書は以下のような形式で作成し、基本的には最低7つの要素（作業者氏名、日時、作業件名、作業内容、進捗状況、次回作業の予定内容、備考欄）を入れると良いでしょう。

これらの項目は基本的なガイドラインであり、特定の作業や業務によっては追加の項目が必要になる場合もあります。作業報告書は、作業の進行状況を正確に伝え、今後の作業計画を立てるための重要なツールです。したがって、作業報告書は明確で詳細であるべきです。

また、作業報告書の作成には、Googleドキュメントやエクセルなどのツールを活用することが推奨されます。これらのツールは、テンプレートの作成や共有、編集が容易であり、作業報告書の管理を効率化するのに役立ちます。

作業報告書とは

作業報告書とは、特定の作業やプロジェクトの進捗状況や成果物を社内の上司やチームメンバー、取引先に報告するための文書です。誰が、いつ、何をしてどのような結果になったかを簡潔にわかりやすく伝えるのが肝になってきます。

また、作業報告書はその日の作業内容を上司が確認するうえで必要となる書類です。作業報告書は作成する人によってわかりにくいものになったり、意味を成さないものとなったりしてしまうので、誰でも書きやすいフォーマットを準備しておくことが重要です。

作業報告書には作業内容を伝える役割だけでなく、作業報告書を作成した本人が客観的に作業の内容を見直せる特徴もあり、現場の理解を作業報告書に携わる全員で深めていくことに役立ちます。

他にも、業務改善を実施する際や過去の作業履歴を確認する際にも役立つので、記録として残しておくだけでも十分に価値があります。これらの情報を元に、作業報告書の重要性とその役割を理解することができるでしょう。

作業報告書の基本項目と書き方のポイント

作業報告書は、作業の内容や結果を明確に伝えるための重要なツールです。以下に、作業報告書の基本項目と書き方のポイントを説明します。

他にも作業に関わっていない第三者が件名を見ただけでわかるような内容や、数字の間違いがないかの確認も必要です。例えば、品番を記入するときは、数字の0（ゼロ）なのか、アルファベットのO（オー）なのかを、きちんとわかるようにするなど、読み手への配慮が必要です。

また、これらの要素に加えて、作業報告書に図や表、写真を入れると、よりわかりやすくなります。視覚的な情報は、文章だけでは伝えきれない部分を補完し、理解を深めるのに役立つでしょう。

例えば、製造工場で働く従業員が自社の設備の点検を行う際の作業報告書では、点検した設備の写真や、異常が見つかった場合の詳細なデータを表や図で示すことで、具体的な状況を伝えることができます。

これらのポイントを押さえて作業報告書を作成することで、作業の内容や結果を正確に伝え、作業の進捗管理や改善に役立てることができます。

上記の点を意識して、製造工場で働く従業員が自社の設備の点検を行なった際の作業報告書を作成しました。是非参考にしてみてください。

作業報告書を作成する目的

改めてなぜ作業報告書を作成するのかの目的を確認したいと思います。作業報告書を作成する目的は、作業の内容や進捗を正確に伝え、作業者自身の成長を促し、ノウハウの蓄積を通じて生産性を向上させることです。大きく3つの目的に分けられます。

• 該当作業の内容や進捗を認識のズレなく伝えるため
• 記入者自身の成長にもつながるため
• ノウハウの蓄積にもなり、生産性の向上につながるため

該当作業の内容や進捗を認識のズレなく伝えるため

作業報告書を作成する目的の一つは、該当作業の内容や進捗を認識のズレなく伝えることです。作業報告書がない場合、責任者は作業者から直接情報を得るしかなく、作業者がいない場合作業の状況を把握することが難しくなります。

しかし、作業報告書があれば、責任者は作業がどのように行われたかを口頭で確認する時間が減り、作業者がいない場合でも作業の状況を把握することが可能になります。

さらに、作業報告書によって進捗を把握できるため、進行状況に合わせてスケジュールを組み直したり、作業で誤りがある箇所や事故に繋がりそうなポイントの変更ができます。これにより、作業の効率化やリスクの低減が可能となり、全体の生産性の向上に貢献するでしょう。

そのため、作業報告書は作業の内容や進捗を正確に伝え、作業の管理を効率化するために重要です。作業報告書の存在は、作業者と責任者間のコミュニケーションを円滑にし、作業の進行状況を正確に把握することを可能にします。

記入者自身の成長にもつながるため

作業報告書は、単に作業の進行状況を記録するだけでなく、記入者自身の成長にも大いに役立ちます。それは、作業報告書を書くことで、自分の行った作業を振り返る機会が生まれ、その過程で自然と反省点や改善策を考えるきっかけとなるからです。

具体的には、作業報告書を書くことで、自分が何をどのように行ったのか、どの作業がスムーズに進んだのか、どの作業で問題が発生したのかを再確認することができます。さらに問題が発生した場合、その原因と解決策を考えることで、同じ問題を繰り返さないようにすることが可能です。

また作業報告書には問題点や改善策を記入する欄を設けることで、自分自身の思考を整理し、具体的な行動計画を立てることができます。これにより、自己改善のプロセスが加速し、作業効率や品質が向上する可能性があります。

したがって、作業報告書は単なる報告書ではなく、自己反省と自己改善のツールとしても機能します。これは、作業報告書を書くことが従業員自身の成長につながる理由の一つです。作業報告書を書くことの価値を理解し、積極的に活用することで、より良い作業環境と結果を生み出すことができます。

ノウハウの蓄積にもなり、生産性の向上につながるため

作業報告書は、ノウハウの蓄積と生産性向上にも大いに役立ちます。それは、過去の報告書がノウハウとして蓄積され、それを参照することで、どのような作業がうまく進むのか、どのような問題が発生しやすいのかが明確になるからです。

具体的には、過去の報告書を見ることで、同じ作業を行う際の参考になります。これにより、新たな教育を行うことなく、従業員が自己学習できる環境が整います。

また、作業報告書は複数の人が確認できるため、同じ問題が繰り返し発生している場合、それを修正するための改善策を考えるきっかけにもなります。

さらに、これらのノウハウの蓄積と改善活動は、会社全体の生産性向上につながります。作業効率が向上し、問題発生の予防や早期解決が可能となるため、全体の生産性が向上します。作業報告書を書くことの価値を理解し、積極的に活用することで、より良い作業環境と結果を生み出すことができるでしょう。

作業報告書を作成、管理する際の注意点

作業報告書を作成し、管理する際には、以下のような注意点があります。これらの注意点を理解し、適切に対応することで、作業報告書の効果を最大限に引き出すことができます。

• 作業報告書を書くことを目的になる
• 管理方法を決めていなく、すぐに作業報告書が見れない

これらの注意点を理解し、適切に対応することで、作業報告書の効果を最大限に引き出すことができます。

作業報告書を書くことが目的になる

作業報告書を書くことが目的になってしまうと、その本来の目的である、特定の作業やプロジェクトの進捗状況や成果物を社内の上司やチームメンバー、取引先に報告することのの効果が薄れてしまう可能性があります。これは、報告書の作成が日常的な業務となり、形骸化してしまうためです。

具体的には、従業員が報告書を書くことに慣れてくると、その作業自体が日課となり、ただ単に報告書を書くことが目的化してしまうことがあります。

その結果、報告書の中身が形式的になり、その内容が浅くなってしまうことがあるでしょう。また、報告書を書くことが目的化すると、その報告書から得られるフィードバックや学びが見過ごされがちになります。

これを防ぐためには、報告書の作成をただの業務ではなく、自己反省や学びの機会と捉えることが重要です。報告書を書くことで、自分の行った作業を振り返り、その中で何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのかを考えることで、自己の成長につながります。

また、振り返りのタイミングを設けることも有効です。例えば、週1回や月1回など、定期的に自分の報告書を振り返り、その中で学んだことや気づいたことをチームに共有する時間を設けると良いでしょう。これにより、報告書の作成が単なる業務ではなく、自己成長のための重要なツールとなります。

作業報告書を書くことが目的化しないように、その本来の目的を常に意識し、報告書から学びを得ることを忘れないようにしましょう。

管理方法を決めていなく、すぐに作業報告書が見れない

作業報告書は、日々の作業内容を記録し、それを共有し、後日参照するために重要です。しかし、管理方法が確立されていない場合、報告書はただの紙の山となり、その価値は大幅に減少します。

何か問題が発生したとき、過去の報告書をすぐに参照できることは非常に重要です。それにより、問題の原因を特定したり、同様の問題を未然に防ぐための対策を立てたりすることが可能になります。しかし、報告書が適切に整理されていないと、必要な情報を探すのに時間がかかり、問題解決が遅れる可能性があります。

また、作業報告書は、組織のノウハウを蓄積するための重要な手段でもあります。報告書には、作業の詳細な手順や結果、改善点など、他のメンバーが学ぶことができる貴重な情報が含まれています。一方で、これらの情報が適切に管理されていないと、その価値は活かされず、組織の成長が阻害される可能性があるでしょう。

したがって、作業報告書の管理方法を確立することは非常に大切です。具体的には、報告書のファイリング方法を決め、それを徹底します。また、データ化することで、報告書の検索性を向上させ、必要な情報をすぐに見つけられるようにすることも重要です。

これらの対策により、保管に困っていた作業報告書が、組織の成長を支える強力なツールへと変わります。それは、問題解決の迅速化、ノウハウの蓄積、そして何より、現場の作業者が自分の仕事に誇りを持ち、自己成長を実感できる環境を作り出すことにつながります。それこそが、作業報告書の真の価値であり、その管理方法を確立する意義になります。

書き方のポイントを抑えて、改善に繋がる報告書を作成しよう

作業報告書の作成は、単に書くだけでなく、その内容が誰が見ても理解できるようにすることが重要です。そのためには、以下のポイントを抑えて、改善に繋がる報告書を作成しましょう。

まず、作業報告書の基本項目と書き方のポイントを理解することが大切です。報告書は、該当作業の内容や進捗を認識のズレなく伝えるためのツールであり、記入者自身の成長にもつながります。また、ノウハウの蓄積にもなり、生産性の向上につながるため、適切な書き方を身につけることが求められます。

次に、作業報告書を作成、管理する際の注意点を把握することも重要です。作業報告書を書くことが目的にならないようにし、管理方法を決めて、すぐに作業報告書が見れる状態にしておくことが必要になります。

さらに、作業報告書をデジタル化することも検討してみましょう。例えば、タブレットで報告書を記入するようにすると、情報が即時でデータ化され、改善に活かしやすくなります。また、デジタル化することで、報告書の検索性や共有性も向上し、より効率的な運用が可能になるでしょう。

以上のポイントを抑えて、作業報告書を作成することで、現場の改善に繋がる報告書を作成することができます。これにより、作業報告書は単なる書類ではなく、組織の成長を支える強力な武器となります。