品質管理を一定の水準に維持するためのマネジメントシステムを構築するISO9001。顧客満足度を向上させるなど企業に大きなメリットがある一方で、準備から認証を受けるまで時間やお金がかかるため実際に導入するか悩む企業も少なくありません。
そこで今回は、ISO9001の認証取得を検討する企業に向けて、ISO9001の概要や認証取得までの流れなどわかりやすく解説します。ISO9001認証を取得するメリットやデメリットにも触れているので、判断材料にしてください。
そもそもISOを知ってる？ISO規格とは
ISO9001を解説する前に、まずはISOについて簡単に説明します。ISO9001を知る上で重要なポイントになるので、しっかり理解しましょう。
ISOとは
ISOとは、スイスのジュネーブに本拠地を構える国際基準化機構のことをいいます。正式名称は、「International Organization for Standardization」で、正式名称の頭文字を取った略称「ISO」で呼ばれることが一般的です。
そんな国際基準化機構であるISOは、国際的な標準を定める機関で、いわゆる世界共通の物差しを果たす役割があり、製品やサービスなどあらゆる標準を制定しています。日本を含む165カ国が加盟しており、規格の制定や改訂は加盟国の投票により決まるのが通常の流れです。
ISO規格とは
ISO規格は世界共通の物差しを作る基準で、この規格に沿って製品やサービスを同品質に保つことで国際的な取引も円滑に進められます。ただ、ISO規格の対象となるのは、製品やサービスだけではありません。
会社などの組織を管理するための仕組みもISOを策定されています。これらをマネジメントシステム規格と呼び、品質を管理するISO9001の規格も含まれているのです。マネジメントシステム規格には要求事項があり、認証を受けるにはこの基準を満たさなければいけません。
第三者機関により要求事項を満たしていることが認定されると、認証証明書が企業に発行されて一般に公表することができます。国内にある認証機関は50社ほどあり、企業はどの第三者機関で審査を受けるかを決めることが可能です。
ISO9001の概要
それでは、ISO9001の概要について解説します。
ISO9001とは
同品質の製品やサービスを提供して、顧客満足度を向上させることを目的としたマネジメントシステム規格が「ISO9001」です。日本を含む世界170カ国以上で利用されているほど、普及率の高いマネジメントシステム規格になります。
ISO9001の認証を受けられる対象組織は、業種や業態は問われずあらゆる組織が利用することが可能な規格です。ISO9001認証を受けるにあたり具体的に何をするかというと、業務全体を見直して製品やサービスの品質を統一にし、全従業員が理解できるように業務内容をマニュアル化します。
マニュアル化することで問題点を把握しやすく改善も早急に行えるので、製品やサービスの品質の改善・向上が期待できるのがISO9001です。製品やサービスの品質が向上すれば顧客満足度も向上するため売上全体にも良い影響を与えられます。
ISO9001とISO9001認証の違い
ISO9001はマネジメントシステム規格のことで、ISO9001認証は要求事項を満たした組織に発行される証明書のことです.。ISO9001を組織として公表したいのであれば、まずはISO9001認証を受ける必要があります。
ISO9001認証を受けるには、組織が提供する製品やサービスの品質がマネジメントシステム規格の要求事項を満たさなければいけません。ISO9001の要求事項には、以下の品質マネジメントシステムの構築に欠かせない7原則が存在します。
- 顧客重視
- リーダーシップ
- 人々の積極的参加
- プロセスアプローチ
- 改善
- 客観的事実に基づく意思決定
- 関係性管理
7原則の理解を深めることで、ISO9001の要求事項に沿ったマネジメントシステムの構築がより簡単に、より認証を受けやすいものに。ISO9001認証を受ける際は、品質マネジメントシステムの7原則を理解することから始めましょう。
ISO9001認証を取得するメリット
ISO9001認証を取得するまでに、多くの時間や労力、お金が発生します。しかし、そんなコストを払ってでも企業が取得するメリットが、ISO9001認証にはあるのです。そこで、ISO9001認証を取得するメリットを紹介します。
作業や品質を統一できる
ISO9001認証を取得する最大のメリットは、従業員の作業や製品・サービスの品質を統一できることです。従業員の作業が統一されればムダな工程もなくなり作業効率を向上させられます。従業員の作業の進め方も統一できるので、個人のパフォーマンスにも大きな差は生まれません。
また、製品・サービスの品質の統一化は、個々に品質のバラつきがなくなり、一定以上の品質のものを提供することが可能です。取引先や顧客からの要望があれば、すぐに改善・反映ができるため顧客満足度の向上も期待できます。
新人教育の負担が軽減される
ISO9001のマネジメントシステムを構築するにあたり、マニュアルを作成。従業員の作業や製品・サービスの統一化を図る目的がありますが、その一方で新人教育にもそのマニュアルを活用できるメリットがあります。
マニュアルがあれば教育係がわざわざ時間を作って指導しなくても、仕事における基礎知識や流れなどを一通り把握することができるのです。新人に教える時間を短縮できるため、新人教育の担当者の負担を軽減することができます。
社会的な信頼度が向上する
ISO9001認証を受けて証明書が発行されると、対外的にその事実を公表することが可能に。特に、ISO9001の品質マネジメントシステムは、ISOの中でも認知度の高い規格であるため、社会的な信頼度の向上が期待できるのです。
また、ISO認証を受けるには利害関係のない第三者機関による公正な審査を通過する必要があります。ISO認証を受ける難しさを理解する企業も多いので、他者との取引にも大いに役立つことは間違いないでしょう。
ISO9001認証を取得するデメリット
ISO9001認証を受けることで得られるメリットは多いですが、デメリットがあることも事実です。デメリットもしっかり理解したうえでISO9001認証を取得するか判断しましょう。
審査を通過する必要がある
ISO9001認証を受けるには、第三者機関の審査を通過しなければいけません。第三者機関の審査とは、ISO9001の要求事項を満たしたマネジメントシステムが構築され、実際に運用されているかを確認するものです。
一見、簡単なように見えますが、マネジメントシステムを構築して運用するのはそう簡単なことではありません。今までのやり方が大きく変わる場合もあるため、従業員が戸惑いを感じてうまく進まないケースも多いです。
マネジメントシステムを構築してマニュアル化しても実際に運用ができなければ、認証を受けることはできません。長期間かかることも覚悟のうえISO9001を導入するか決めることが大切です。
責任者の作業が増える
ISO9001のマネジメントシステムを構築してマニュアル化し、実際に審査を受けるまでに相当な時間を要する場合も少なくありません。従業員が少ない場合は、自分の業務と並行してISO9001認証の準備を進めなければいけないため、責任者の作業が増えて負担を強いられることも。
特にマネジメントシステムを構築してマニュアル化する際は膨大な文書作成量になるので、そのことも踏まえて責任者を立てることが必要です。責任者の負担を減らすためにも専門チームを作り、ISO9001認証だけに注力できる環境を整えることもひとつの方法でしょう。
従業員への負担が大きくなると、ISO9001認証を受けること自体に疑問の声が上がることもあります。ISO9001認証を受けるには従業員の協力が欠かせないので、責任者へのフォロー体制も検討する必要があるでしょう。
ISO9001認証を取得するまでの流れ
ここからは、ISO9001認証を取得するまでの流れを紹介します。ISO9001認証の準備から審査に入るまで一連の流れを把握しましょう。
社内の体制を整える
ISO9001認証を受けることは決まったら、まずは社内の体制を整えます。例えば、ISO9001認証に向けて準備を進める専門のチームを作るのがよいでしょう。チームの人数に明確な決まりはありませんが、全社員の10%程度が目安人数とされています。
従業員数が200人ほどの会社なら、年齢や役職にこだわらずにISO9001認証に最適な人生を20人ほど選出しましょう。もしコンサルティング会社に依頼するなら、この時点で業者選びをするのが望ましいです。
品質マネジメントシステムを構築する
次は、ISO9001認証を受けるのに欠かせない品質マネジメントシステムの構築です。初めは、品質管理の方針や目標を定めましょう。明確なゴールを設定することで何をすべきかを把握できます。
そして、ISO9001の要求事項である品質マネジメントシステムの7原則を意識しながら、目標を達成できるような仕組みを構築していきましょう。
品質マネジメントシステムを運用する
品質マネジメントシステムが構築できたら、マニュアルを作成して実際にテスト運用を行います。書面では運用可能でも実際に行ってみたら文章通りにはいかないことも少なくありません。
実際に問題が発生したら、すぐに改善してまたテスト運用を行います。この工程を何度も繰り返すことでマニュアルもよりブラッシュアップされ、より良いものが完成されていくのです。
ISO審査機関による審査が始まる
テスト運用でうまく稼働することが確認できたら、第三者機関による審査が始まります。審査は文書と実地の2種類の審査があり、それぞれ通過することでISO9001認証を受けることが可能です。
認証を受けた後は第三者機関によって審査登録を開始。認証の証明書が届いたら、社外的に認証を受けた組織として公表することができます。
ISO9001の認証取得におけるQ&A
ここでは、支払う費用や取得にかかる期間など、ISO9001の認証でよくある質問をまとめました。疑問を解消してISO9001認証の準備を進めましょう。
ISO9001の認証取得に有効期限は？
ISO9001の認証取得に有効期限は、3年です。認証の更新を望む場合は、3年後に更新審査を受ける必要があります。また、更新審査には費用が発生するので、ISO9001認証を継続するだけでお金がかかるということです。「認証を受ければ終わり」というものでもないので、認証後にかかる費用も含めて検討することが大切になります。
ISOの審査期間に支払う費用は？
審査を受ける第三者機関によって費用設定はさまざまですが、目安としては30万円〜100万円かかるのが一般的です。内訳としては、認証登録料や文書・実地審査料などが含まれます。コンサルティング会社に依頼する場合は、この金額よりさらに費用がかかるので注意しましょう。
ISO9001の認証取得にかかる期間は？
組織の規模やコンサルティング会社に依頼するかで期間も大きく変わりますが、取得にかかる目安期間は半年ほどです。余裕を持って準備を進めるなら8ヶ月ほどみておくとよいでしょう。早い段階で準備を始めても何も問題はないので、心配なら余裕を持って計画を立てることが望ましいです。
まとめ
ISO9001認証は、製品やサービスの品質を一定以上維持することができる品質マネジメントシステムを構築するものです。仕組みを構築するまでには、システム作りから始まり何度もテスト運用を繰り返してマニュアルを作成するので、準備するだけで相当な時間を必要とします。
また、準備期間中は従業員への負担も多くなるので、不満の声が上がることもあるかもしれません。しかし、マニュアルを一度作成してしまえば、後は運用して改善を施していくだけです。顧客満足度や業務効率の向上など、ISO9001認証取得するメリットも多いので前向きに検討してみましょう。
