昨今、消費者の製品やサービスの品質に対する要求はどんどん高くなってきています。
企業側もその要求の高まりに対応するために、厳しく品質を管理していますが、記録を紙の帳票で記録していては手間がかさむだけですし、ヒューマンエラーの解消にもつながりません。こうした問題を解決するために最も効果的なのは品質管理システムの導入です。
本記事では、全国10,000拠点以上の現場DXを支援しているカミナシが、導入の際のポイントを解説するとともに、導入に成功し、大きな成果を挙げている企業の実例を紹介します。
例えば徳島県の製菓業者であるイルローザは得意先からの製品や原料のトレーサビリティー要求を満たすためにカミナシを導入しましたが、トレーサビリティーのみならず、業務の抜け漏れを防止するという効果を得ました。
導入初期にはいろいろな障壁がありましたが、カミナシと品質管理担当者が粘り強く導入への動きを継続し、ついに導入に成功したことにより目的以上の成果を上げることができたのです。
今回は、カミナシだけでなく7つのおすすめソフトウェアへを紹介しておりますので、生産現場の実状と考え併せ、導入の参考としてください。
品質管理システムとは？
品質管理システムとは、品質管理における記録作業などの付帯作業をデジタル化できるソフトウェアです。
製造の現場においては、不具合が発生した際に原因を特定し、その原因を取り除いた上で再発防止の策を講じることとなります。不具合の特定のためには生産状況を記録しておく必要がありますが、その記録に紙の帳票を用いていると、記入に手間がかかる上に、作業員ごとに記録の記載にバラツキが生じたり、記載漏れがあったりという問題が多々発生していました。
加えて、食品業界では2021年6月のHACCP義務化により、異物混入回避のためにより厳しい衛生基準が要求されるようになっていたり、自動車業界では自動車メーカーでリコールが多数発生したため、不具合をゼロにすることを最終目標にするIATF16949が使用されるようになるなど、今までよりも厳しい基準で品質管理を行う必要が生じています。
より高い品質水準を満たし、かつ業務の工数を削減してコストをセーブする、こういった難しい課題の解決策として登場したのがデジタル化を活用した品質管理システムなのです。
品質管理システムを導入するメリット
品質管理システムを導入するメリットは以下です。
- 作業の情報の追跡が容易になること
- 誰でも均一な品質管理をおこなえるようになること
導入に手間どることもあるかもしれませんが、一度導入に成功すれば導入時の手間など問題にならないくらいのコストセーブにつながります。
作業の追跡が容易になる
温度記録などの情報や、誰が作業したのかなどの全てのデータを電子的に記録することが可能となります。記録しておいたデータを一元管理することで、不良品が発生した際には、瞬時に各種のデータを参照して、容易に原因の追究が可能となります。これは管理者の負担を大幅に軽減することになります。
誰でも均一に品質管理を行える
品質管理業務に関するマニュアルを整備し、業務フローをデータ化した上で、携帯端末などからいつでもアクセスできるようにしておけば、誰でも均一な基準で品質管理が行えるようになります。経験や勘といった属人的な要素をなるべく排して、特定の業務フローに従えば、誰でも標準的な品質管理業務が行える状態にしておくことで、特定の人物の不在時や新人が配属された際などの業務の遅滞やミスを防ぐことができます。
品質管理システムの成功事例を紹介
本章ではカミナシのシステムを利用して大幅な業務改善に成功し、製品やサービスの質の向上と現場の元気を作り出した3つの企業の実例を紹介します。この3社の他にも改善につながった例は多数ありますので、カミナシのHPよりその他の成功事例もぜひご覧ください。
【食品業界】月間約100時間の業務時間を削減
総合食品メーカーの株式会社オイシスでは、神戸工場にカミナシを導入しました。導入前は品質管理のために1日に200枚もの紙の帳票を作成していましたが、記入の手間もかかる上に、管理者によるチェックにも多大な時間がかかっていました。
カミナシ導入後20種類ほどの帳票を電子化。記入の手間が大幅に減るとともに、工程もタブレットで撮影した写真で確認するため管理者の手間も大幅に削減され、月に換算すると約100時間の業務削減を達成しました。
さらに、今まで改定のたびごとに大量の紙で作成していた業務マニュアルも、タブレットで閲覧できるようになったため、紙のマニュアルを配布する手間も省くことができています。
【製造業界】画像の活用により、作業漏れを大幅削減
大阪市に本拠を置く太洋工作所は、半世紀以上の年月で蓄積した高度な技術を駆使して自動車やスマートフォン、パソコンなどに表面処理製品を供給し続けている老舗めっき加工会社です。
高い技術を誇るがゆえにチェック項目が多岐にわたり、工程を記録する帳票の数は膨大でした。そのため、不具合が生じた際の帳票や、顧客から提出を求められた帳票を探し出すのに非常に手間と時間がかかっていた上、記録紙保管のために外部に保管倉庫を借りるなどの余分なコストもかかっていました。
カミナシを導入したことにより、データが電子化され、必要な帳票が即時に検索できるようになり、手間暇、紙の量は激減しました。さらに、標準の工程を画像データとして保管し、作業員が持っているタブレットで閲覧できるようになったため、現状の問題点の発見が容易となり、作業の漏れやミスが大幅に減りました。
【ホテル業界】監査対応の準備時間が大幅に短縮
軽井沢で様々なリゾート施設の運営を手がける名門プリンスホテル。観光に訪れるお客様の飲食に対するニーズに応えるため、地域内に20か所の飲食施設を備え、そのための厨房は40か所もあります。
厳しい衛生管理のために厨房1か所につき一か月に50枚の帳票があり、合計で2000枚もの帳票が発生していました。手書きの帳票では、記入者によるばらつきや不明な文字などもあって、管理の目が行き届かないことも、度々あったそうです。そんな状況の中、2021年6月からはHACCPの導入が義務化されることとなり、ますます管理業務が煩雑になることが予想されました。
そこでカミナシの導入を決定。帳票を電子化し、手持ちのタブレットに画像やチェック事項を入力するだけで、管理状況が記録されるようになった上、入力漏れ等があった場合にはアラートが出て即座に対応することが可能となりました。
また、紙の帳票で管理していた際は、年に2度行われる監査の度ごとに、2人の担当者が丸一日がかりで必要なデータをそろえていましたが、導入後は必要なデータがすぐに検索可能となったため、監査当日にチェックするだけですむようになりました。
品質管理システムの選定ポイント
優良な品質管理システムへのニーズは高まってきており、そのニーズに対応するために様々なベンダーがそれぞれソリューションを提供しています。
せっかく業務改善のためにコストをかけたのに現場が混乱して却って損失を生じた、などという事態に陥らないためにも、システム選定は慎重に行う必要があります。これだけは押さえておきたい、というポイント4点を紹介します。
誰でも簡単に使うことができるか
品質管理に用いる機器の操作が複雑で、紙の帳票よりも処理に時間や手間がかかるようでは、導入する意味はありません。また、機器の操作方法に多くの時間が必要とされるようなシステムでは、現場から導入への反対意見を突きつけられることにもなりかねません。
現場担当者が操作しやすいインターフェースやナビゲーションが提供されているかどうかを確認しましょう。その上で、現場担当者に実際に機器を使ってもらって、その操作性を確認する機会を設けることが望ましいです。
抜け漏れや誤入力を防ぐことができるか
紙の帳票に手書きする管理方法では、どうしても記入事項の抜け漏れや誤入力といったヒューマンエラーが起こりやすくなります。また、記載内容も個々人によってバラツキが生じやすくなります。
デジタル化による管理を取り入れれば、記録を画像と残して置くことも可能ですし、管理基準を常に確認できるので個々人による基準のバラツキを防ぐこともできます。データ記入に不備があった場合は、即座にアラートを発することで、データの抜け漏れを防止することができます。
外国語翻訳機能があるか
近年では様々な国からの技能実習生が日本に来るようになり、生産現場に日本語のあまり得意でない人が増えてきました。技能実習生は年々増加し続けており、現時点で製造現場に外国人がいなくても、将来的には外国人技能実習生を雇用する可能性は高まりつつあります。
そのため、日本語だけでなく、英語、中国語、ベトナム語など雇用の実態に応じ複数の外国語に対応したシステムを選んでおく必要があります。
サポートが充実しているか
品質管理システムで障害が発生したら、業務に多大な支障が出ます。そのため、障害発生時に迅速なサポート対応をしてくれるのか確認しておきましょう。また、導入時のシステムおよび使用機器の操作方法の指導や、導入後のアフターフォロー体制が充実しているか否かも重要なポイントです。
製造の現場には高齢者や外国人技能実習生など、DXに詳しくない人々が就業していることが多いため、丁寧な指導体制が整っているベンダーが理想的です。
おすすめの品質管理システム7選
実際の品質管理システムにはどのようなものがあるのでしょうか。今回は代表的な7つのベンダーのシステムを紹介いたします。
どのベンダーのシステムも、記録のデータ化により、業務の工数削減とミスの回避、蓄積データの活用によるさらなる業務の改善に役立つことは共通していますが、それぞれに強みがありますので、自社の業務の実態によりマッチしたシステムを選びましょう。
※情報は2024年3月時点の情報となります。
カミナシ
導入現場数が10,000拠点以上で、クライアントにはセブンイレブン・ジャパンをはじめとする、品質に関して厳しい企業がずらりとラインアップされています。カミナシの最大の特色は、きめ細かいサポート体制です。導入初期には月に2回～4回の打ち合わせで実際の帳票作成方法の定着を図り、その後も月1回程度の打ち合わせで活用する中で発生する不都合の解消に努めます。
また、作業員個人からの問い合わせに関しても、内容豊富なヘルプページを備えてある他、有人のチャットサービスが利用でき、疑問点の即時解消に役立ちます。さらに、カミナシには表示内容を9言語に翻訳できる「多言語翻訳機能」を用意しており、今後雇用が増えると予想される外国人労働者への対応も万全です。
i-Reporter
i-Reporterの特色は、記録する電子帳票の内容のカスタマイズ性が高いことです。Excelで作成した帳票をアプリを用いて、電子帳票に変換することができます。その際にセルごとの設定や関数はそのまま移行されます。アプリではさらに細かく設定を加えることもできます。
またシステムの拡張性も魅力の一つで、外部のシステムや計測器との連携が可能です。工程内の計測器等のデータをそのまま取り込むことで、手入力によるミスをゼロにすることができるというのも特長の一つです。
XC-gate
XC-gateははWindows、iOS、Androidの3つのOSに対応してるためどんな端末でも利用が可能です。またXC-gateはWEBアプリケーションなので、端末ごとにアプリケーションをダウンロードする必要がありません。管理帳票はExcelで作成できますが、初心者でも簡単に帳票が作成できるようXC-EditorというExcelのアドインソフトも用意されています。
XC-gateのユニークなところは利用者がレベルに応じて自主学習できるe-ラーニングの仕組みがあることと、利用者同士がシステムの活用方法を共有化したり交流を図ったりするユーザー会というイベントが用意されているところです。
kintone
ユニークなTVCMでおなじみのサイボウズが提供しているのが、プログラミング技術がなくても業務システムが作成できるプラットフォームであるkintoneです。製造業に特化したプラットフォームではありませんが、システム構築の容易さと、様々な項目を取り込める自由さから品質管理システムとして用いている企業も多いです。
元々が企業内のメンバーの情報共有を目的としたプラットフォームゆえに、情報の蓄積と共有化に関しての機能は充実しています。
ツクルデ
食品製造業の品質管理に特化しているのがツクルデのシステムです。通常の品質管理システムに加え、HACCPに準拠した衛生管理や製造管理までカバーしています。導入時にシステム構築をツクルデの担当者に「お任せ」にできるのも同社の売りの一つです。
さらに、日ごとの製造記録と原材料の在庫状況とを照らし合わせて原材料の在庫管理に利用する仕組みもオーダーできます。この仕組みはまた、原材料や製品のトレーサビリティーの実現にも寄与します。
ミライのゲンバ
現在使用中の紙の帳票の画像データを取り込み、そのままのフォーマットで電子帳票に転換できることが最大の特色です。Excelで作成したひな形の取り込みも可能です。所定のフォーマットでの項目選択入力の他、タブレットに手書きした文字も電子データに変換する機能をあわせもっています。
日々の気づきやちょっとした違和感など、単なる項目委入力では拾いきれない現場の声を拾い、それをデータとして蓄積していくことができるというのは大きなメリットですし、DXに不慣れな担当者の苦手意識の払拭にも役立ちます。
カカナイ
カカナイも、現在使用中の紙の帳票をそのまま取り込んで電子帳票に変換します。データはカカナイのベンダーであるMountain Gorilla社のクラウド、同社サーバー、そしてユーザーのサーバーの中から、状況に合わせて最適な保存場所を選ぶことができます。
ユーザーが準備するのはネット環境だけで、OSはiOS、Windows、Androidすべてに対応しています。利用料金は月額2万円からの定額制で、システム利用料金だけでなくメンテナンスの費用までも含んでおり、利用者が何人いても追加料金は発生しません。スモールスタートを切りたい企業、事業所向けです。
まとめ
企業にとって、その提供する製品やサービスの品質はその企業の社会的信用のよりどころとなるものであり、企業の根幹をなすものであると言えます。
しかしながら、品質への意識が高まれば高まるほど、高品質保持のためのコストがかさんでいくこととなります。品質の低下を招くことなく、手間暇を含めたコスト削減をはかるために不可欠なのが、デジタル化を活用した品質管理システムの導入です。
加えて、そのシステムを通じて得られたデータには、企業の今後の成長につながる種が潜んでいる可能性もあります。手間暇の削減、ミスの軽減といった効能も大切ですが、得たデータをより良い製品作りやサービス向上に繋げることこそが品質管理システムの真の活用法だと言えるでしょう。
